KİŞİSEL VERİLERİN KORUNMASI POLİTİKASI - Sigorta Bilgi ve Gözetim Merkezi

Kişisel Verilerin Korunması Kanunu

1. AMAÇ

Sigorta Bilgi ve Gözetim Merkezi ve Sigorta Bilgi ve Gözetim Merkezi İktisadi İşletmesi (SBM) Yönetim Komitesi ve tüm personelleri, Bilgi Güvenliği Politikası doğrultusunda, kişisel verilerin korunmasına ilişkin Türkiye Cumhuriyeti Anayasası, 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu (KVKK), sair mevzuat tarafından getirilmiş ilke, kurallara uymayı ve SBM tarafından verileri işlenen bireylerin haklarını korumayı taahhüt etmektedir. Yönetim Komitesi bu amaçla, uygulanmak, geliştirilmek üzere yazılı bir kişisel veri koruma politikası ve sistemi benimsemiştir.

Kişisel Veri Koruma Politikasının amacı, SBM’nin kişisel verilerin yönetiminde kendi standartlarını oluşturması ve gerçekleştirmesinin sağlanması; organizasyonel hedef ve yükümlülüklerin belirlenmesi, desteklenmesi, SBM’ nin kabul edilebilir risk seviyesiyle uyumlu olarak kontrol mekanizmalarının tesis edilmesi; SBM’nin kişisel verilerin korunması alanındaki uluslararası sözleşmeler, Anayasa, kanunlar, sözleşmeler ve meslek kuralları uyarınca tabi olduğu yükümlülüklerin yerine getirilmesi ve bireylerin menfaatlerinin en iyi şekilde korunmasıdır.

2. KAPSAM

Bu politika, SBM (Sigorta Bilgi ve Gözetim Merkezi ve Sigorta Bilgi ve Gözetim Merkezi İktisadi İşletmesi) için hazırlanmış olup her iki Kurum’u ve her iki kurum bünyesinde verilen hizmetleri de kapsamına almaktadır. Bundan böyle politika metninde her ikisi de “SBM” olarak anılacaktır. Politika hükümleri, SBM’nin faaliyet konuları ve çalışma alanlarında kişisel verilerin işlenmesi süreçlerine dahil olan tüm bilgi sistemlerini ve alt bilgileri, kontratları, çevre ve fiziksel alanları ve tüm bunlar için üretilen sistem ve düzenlemeleri kapsamaktadır. Bu politika SBM’nin Yönetim Komitesi’ni, tüm birimlerine, müdürlüklerine, direktörlüklerine destek hizmeti veren firma çalışanlarını, stajyer ve sözleşmeli personeli kapsamaktadır. KVKK veya bu politikayı ihlal edici her türlü eylem ilgili mevzuat kapsamında değerlendirilir bu doğrultuda yaptırımlar uygulanır.

SBM’nin kişisel verilere erişimi veya erişme ihtimali bulunan çözüm ortakları, kamu kurumları, sigorta şirketleri ve SBM ile çalışan tüm üçüncü taraflar bu politikayı okumaya ve politikaya uymaya davet edilir. Hiçbir üçüncü taraf, kişisel verilerin korunması konusunda en az SBM kadar güçlü standartlara sahip yükümlülükleri ve bunlara ilişkin denetim hakkını içeren yazılı bir gizlilik anlaşması yapılmaksızın SBM tarafından işlenen kişisel verilere erişim sağlayamaz.

3. TANIMLAR

SBM: Sigorta Bilgi ve Gözetim Merkezi ve Sigorta Bilgi ve Gözetim Merkezi İktisadi İşletmesi’ni,
Açık rıza: Belirli bir konuya ilişkin, bilgilendirilmeye dayanan ve özgür iradeyle açıklanan rızayı,
Anonim hâle getirme: Kişisel verilerin, başka verilerle eşleştirilerek dahi hiçbir surette kimliği belirli veya belirlenebilir bir gerçek kişiyle ilişkilendirilemeyecek hâle getirilmesini, İlgili kişi/Veri sahibi: Kişisel verisi işlenen gerçek kişiyi,
Kişisel veri: Kimliği belirli veya belirlenebilir gerçek kişiye ilişkin her türlü bilgiyi, Özel nitelikli (hassas) kişisel veri: Kişilerin ırkı, etnik kökeni, siyasi düşüncesi, felsefi inancı, dini, mezhebi veya diğer inançları, kılık ve kıyafeti, dernek, vakıf ya da sendika üyeliği, sağlığı, cinsel hayatı, ceza mahkûmiyeti ve güvenlik tedbirleriyle ilgili verileri ile biyometrik ve genetik verilerini,
Kişisel verilerin işlenmesi: Kişisel verilerin tamamen veya kısmen otomatik olan ya da herhangi bir veri kayıt sisteminin parçası olmak kaydıyla otomatik olmayan yollarla elde edilmesi, kaydedilmesi, depolanması, muhafaza edilmesi, değiştirilmesi, yeniden düzenlenmesi, açıklanması, aktarılması, devralınması, elde edilebilir hâle getirilmesi, sınıflandırılması ya da kullanılmasının engellenmesi gibi veriler üzerinde gerçekleştirilen her türlü işlemini,
KVKK: 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu’nu,
Kurul: Kişisel Verileri Koruma Kurulu’nu,
KVK Kurumu: Kişisel Verileri Koruma Kurumu’nu,
KVK Komitesi: Kişisel Verilerin Korunması Mevzuatına uygunluğun sağlanması, muhafazası ve sürdürülmesi kapsamında gerekli koordinasyonu sağlayacak olan yapıyı,
KVK Taahhütnamesi: Veri paylaşımı yapılan üçüncü tarafların kanuni yükümlülüklerinin belirlendiği dokümanı,
Veri işleyen: Veri sorumlusunun verdiği yetkiye dayanarak onun adına kişisel verileri işleyen gerçek veya tüzel kişiyi,
Veri kayıt sistemi: Kişisel verilerin belirli kriterlere göre yapılandırılarak işlendiği kayıt sistemini,
Sicil: KVK Kurumu tarafından tutulan veri sorumluları sicilini, Veri sorumlusu: Kişisel verilerin işleme amaçlarını ve vasıtalarını belirleyen, veri kayıt sisteminin kurulmasından ve yönetilmesinden sorumlu olan gerçek veya tüzel kişiyi,
İrtibat Kişisi: Veri sorumlusunun yükümlülükleri ile ilgili olarak KVK Kurumu ile kurulacak iletişim için Veri Sorumlusu tarafından Sicile kayıt esnasında bildirilen gerçek kişiyi,
ifade eder.

4. SORUMLULUKLAR

SBM, KVKK uyarınca veri sorumlusudur.
SBM personeli olan herkes, SBM bünyesinde kişisel verilerin işlenmesinde doğru uygulamaların geliştirilmesi, teşvik edilmesi ve diğer yükümlülüklerden sorumludur.
KVK Komitesi, kişisel veri koruma sisteminin yönetilmesi ve KVKK ile sair ilgili mevzuata uyumun sağlanması, belgelenmesi konularında görevli komite olarak kurulmuştur ve bu konularda Yönetim Komitesi’ne karşı sorumludur.

KVK Komitesi:

KVK Komitesi üyeleri, Yönetim Komitesi tarafından kişisel verilerin korunması mevzuatı ve uygulamaları konularında uzmanlık, tecrübe sahibi olmaları dikkate alınarak atanır ve doğrudan Yönetim Komitesi’ne rapor sunar.

KVK Komitesi Görev ve Sorumlulukları:

5. UYGULAMA ESASLARI

5.1. VERİ KORUMA İLKELERİ

SBM, kişisel verilerin korunması mevzuatı ve veri koruma ilkelerine uyacaktır. SBM’nin benimsediği veri koruma ilkeleri şunları içermektedir:

Tüm kişisel veri işleme faaliyetleri aşağıdaki veri koruma ilkeleriyle uyumlu olarak yapılmalıdır. SBM’nin politika ve prosedürleri bu ilkelerle uyumluluğu sağlamayı amaçlamaktadır:

Kişisel veriler hukuka ve dürüstlük kuralına uygun ve şeffaf bir şekilde işlenir.

Bu doğrultuda SBM gerçekleştirdiği kişisel veri işleme faaliyetlerine ilişkin, veri toplama kanallarında ve ilgili formlarda gizlilik bildirimlerine yer verir. SBM tarafından kimlere ilişkin hangi verilerin hangi amaçlarla işlendiğine yönelik açık ve anlaşılabilir bilgilerin yer aldığı bildirimlerin yer alacağı ve ilan edileceği alanlar KVK Komitesi görüşü alınarak belirlenir. Bu bildirimlerde şu hususlara yer verilir:

Kişisel veriler yalnızca belirli, açık ve meşru amaçlarla işlenebilir.

Kişisel veri envanterinde kişisel verilerin işlenme gerekçeleri/amaçları belirlenir ve kişisel veriler başka bir hukuki gerekçe veya veri sahibinin açık rızası olmaksızın belirtilen amaç dışında kullanılamazlar. Bir kişisel verinin kişisel veri envanterinde belirtilmiş amaçlar dışında kullanılmasını gerektiren koşulların doğması halinde, bu durum ilgili personel/birim/müdürlük tarafından KVK Komitesi’ne bildirilir. KVK Komitesi yeni amacın uygunluğunu denetler ve gerekliyse veri sahibinin yeni amaçla ve yeni veri işleme faaliyeti konusunda bilgilendirilmesini sağlar.

Kişisel veriler işlenme amaçlarıyla uygun uygun, ilgili ve sınırlı ölçüde işlenmelidir.

KVK Komitesi işleme amacı için açıkça gerekli olmayan kişisel verilerin toplanmaması ve işlenmemesini sağlamakla yükümlüdür.

Tüm veri toplama kanalları hakkında KVK Komitesi’ne bilgilendirme yapılır.
KVK Komitesi her yıl güncellenen kişisel veri envanteri üzerinden işlenen verilerin uygun ve ilgili olduğunu denetler.

KVK Komitesi yıllık bazda yapacağı/yaptıracağı iç denetim/dış denetim ile tüm veri işleme yöntemlerinin uygun ve ilgili olduğunu denetler.

KVK Komitesi, uygun ya da ilgili olmadığı veya işleme amacı bakımından gereğinden fazla olduğunu tespit ettiği kişisel veriler bakımından veri işleme faaliyetinin durdurulmasından ve işlenmiş verilerin saklama ve imha sürecinin tanımlandığı prosedür uyarınca güvenli bir şekilde imha edilmesinden sorumludur.

Kişisel veriler doğru ve güncel olmalıdır.

Uzun süre boyunca tutulan verilerin doğruluğu ve güncelliği gözden geçirilmelidir. SBM, tüm personelin verilerinin doğru ve güncel olarak toplanması ve saklanması konusunda eğitilmesinden sorumludur.

Personele ilişkin tutulan verilerin doğruluğu ve güncelliği ilgili personelin kendi sorumluluğundadır.

Çalışanlar/müşteriler/ilişki içerisinde bulunulan kurumlar ve diğer ilgili kişiler işlenen kişisel verilerin güncellenmesi için SBM’yi bilgilendirmelidirler.

KVK Komitesi veri envanteri üzerinden, işlenen verinin türü, saklama süresi ve miktarı üzerinde yapacağı değerlendirme ile belirli verilerin doğruluğunun veya güncelliğinin gözden geçirilmesi için ilgili birime talimat verebilir.

Kişisel veriler, ilgili kişi yalnızca veri işleme amacı bakımından gerekliyse teşhis edilebilecek şekilde işlenmelidir.

Kişisel verilerin yedekleme vb. gereklilikler nedeniyle, belirlenen sürenin ötesinde saklanması veya veri güvenliği zafiyeti durumlarında, bireylerin hak ve özgürlüklerinin korunması için, kişisel veriler hakkında Kurul tarafından belirlenmiş güvenli imha etme yöntemleri uygulanır.

Kişisel verilerin saklama ve imha sürecinin tanımlandığı prosedür uyarınca belirlenmiş sürelerden daha fazla süre işlenmesi gerektiğinde KVK Komitesi’nin yazılı onayı alınır.

5.2. BİLDİRİMLER

SBM, veri sorumlusu olduğu ve bu sıfatla hangi kişisel veri kategorilerini işlediği konularında Kişisel Verilerin Korunması Kurulu’nu (“KVK Kurulu”) bilgilendirir. SBM, kişisel veri envanterinde işlediği tüm kişisel veri kategorilerini belirler.

Bildirim KVK Kurulu’nca belirlenecek usul ve yöntem uyarınca yapılır ve yapılan bildirimin bir kopyası Uyum Birimi tarafından saklanır.

İlgili mevzuat veya KVK Kurulu’nca gerekli görülmesi halinde bildirimler periyodik olarak tekrarlanır.

KVK Komitesi, KVK Kuruluna yapılan bildirimde meydana gelebilecek potansiyel değişiklikleri tespit etmek amacıyla SBM’nin veri işleme faaliyetlerini ve bunlardaki değişiklikleri yıllık olarak gözden geçirir ve gerekmesi halinde KVKK Kurulu’nu bilgilendirir.

5.3. RİSK DEĞERLENDİRME

SBM belirli kişisel veri türlerinin işlenmesiyle bağlantılı riskleri belirler.

SBM, kişisel bilgilerinin işlenmesinin bireyler üzerinde doğurabileceği riskleri değerlendirmek üzere bir prosedüre sahiptir. Bu değerlendirmede SBM adına verileri işleyen üçüncü kişiler de dikkate alınarak gerçekleştirilir. SBM, değerlendirme sonucu tespit edilen riskleri bu politikayla uyumsuzluk oluşturmayacak şekilde yönetir.

Belirli bir türdeki veri işleme faaliyetinin, yapısı, bağlamı ve amaçları doğrultusunda kişisel hak ve özgürlükler üzerinde yüksek risk doğurması muhtemel ise, SBM veri işleme faaliyeti öncesinde bir etki analizi gerçekleştirerek potansiyel riskleri yönetmelidir. Benzer riskler içeren birden fazla veri işleme faaliyeti için tek bir değerlendirmeye dayanılabilir.

Etki analizi sonunda SBM’nin kişisel hak ve özgürlükler üzerinde yüksek risk doğurabilecek bir veri işleme faaliyetine başlamak üzere olduğu anlaşılırsa, bu konuyla ilgili KVK Komitesi’nin onayı aranır. KVK Komitesi gerekli görmesi halinde KVK Kurulu’ndan konuyla ilgili görüş alır.

Risk yönetiminde SBM’nin hali hazırda Bilgi Güvenliği Politikası ve Risk Yönetimi Politikası uyarınca benimsemiş olduğu sistem uyarınca uygulanan sistem ve kontroller uygulanır.

5.4. AÇIK RIZA ALINMASI

SBM, veri sahibi tarafından belirli veri işleme faaliyetlerine ilişkin, bilgilendirilmeye dayanan ve özgür iradeyle hakkında veri işlenmesine ilişkin iradeyi ortaya koyan, yazılı/sözlü beyan veya açık doğrulayıcı eylemle açıklanan rızayı açık rıza olarak kabul etmektedir. Açık rızalar yazılı olarak veya sistemsel olarak ispata elverişli bir şekilde alınır. Açık rıza veri sahibi tarafından her zaman geri alınabilir.

Açık rızaya dayanan veri işleme faaliyetinin süreklilik arz edecek veya tekrarlanacak olması halinde alınmış açık rızalar kontrol edilir. Bu açık rızaların güncelliği ve doğrulu ilgili birimin sorumluluğundadır. Açık rızaya dayanan veri işleme faaliyetine ilişkin açık rıza formları veya diğer ilgili ispat araçları ilgili birimce saklanır.

5.5. VERİ GÜVENLİĞİ

Tüm personel, SBM tarafından işlenen ve kendi sorumluluklarında olan verilerin güvenli olarak tutulmasını ve gizlilik sözleşmesi imzalamadıkça üçüncü tarafa açıklanmamasını sağlamakla yükümlüdür.

Kişisel verilere, yalnızca bunlara erişimi gerekli olanlar erişebilmelidir. Erişimler, Bilgi Güvenliği Politikası ve Erişim Yönetimi Politikası uyarınca sağlanır.

Veri güvenliği, SBM’nin Bilgi Güvenliği Politikası ve buna bağlı dokümanlar uyarınca sağlanır.

Kişisel verilere ilişkin bilgi güvenliği olayları KVK Komitesi’nce kesin olarak tespit edildiğinden itibaren en kısa süre ve en geç 72 saat içerisinde KVK Kurulu’na ve ilgili kişiye bildirilir.

5.6. VERİ PAYLAŞIMI

Kişisel veriler ancak hukuka ve hakkaniyete uygun olarak üçüncü kişilerle paylaşılabilir. Buna göre kişisel verilerin paylaşılabilmesi için aşağıdaki koşullardan birinin bulunması aranır:

Kişisel veriler, ancak yukarıdaki koşulların sağlanması ve hedef ülkede yeterli korumanın bulunması veya veri sahibinin bu aktarım konusunda açık rızasının alınması koşuluyla yurtdışına aktarılabilir.

Kişisel verilerin yurtdışına aktarılmasında Kurul tarafından belirlenen yeterli korumanın bulunduğu ülkeler listesi dikkate alınır.

Kişisel verilerin yurtdışına aktarılması söz konusu olduğunda KVKK ve ilgili mevzuat uyarınca KVK Komitesi Kurul nezdinde gerekli izin ve bildirimleri sağlar.

Kişisel verilerin paylaşımına ilişkin tüm işlemler gerekçeleriyle birlikte yazılı olarak kayıt altına alınmalıdır. Bu kayıtlar KVK Komitesi’nce belirli periyodlarla denetlenir.

Yasal bir dayanak veya hukuki yükümlülük olmaksızın düzenli bir veri paylaşma ilişkisinin söz konusu olması halinde, söz konusu tarafla veri paylaşımının koşullarını belirleyen bir KVK Taahhütnamesi yapılır. KVK Taahhütnamesi minimum şu hususları içerir:

5.7. KAYITLARIN YÖNETİMİ

Kişisel veriler, işlenme amaçları için gerekli süreden fazla tutulamaz. Kişisel veri içeren kayıtların sınıflandırılması ve bunlara ilişkin saklama süreleri Bilgi Güvenliği Politikası ve ilgili dokümanlar uyarınca belirlenir.

Süresi dolan veya veri sahibinin haklı talebi üzerine imha edilmesi gereken kişisel veriler, saklama ve imha sürecinin tanımlandığı prosedür uyarınca anonimleştirilir veya silinir veya yok edilir.

5.8. VERİ SAHİPLERİNİN HAKLARI

Veri sahipleri SBM nezdindeki veri işleme faaliyetleri ve kayıtlara ilişkin olarak aşağıdaki haklara sahiptir:

Veri Sahibinin Başvuru Usulü

Veri sahipleri, yukarıda sayılan haklarına ilişkin taleplerini Veri Sorumlusuna Başvuru Usul ve Esasları Hakkında Tebliğ’de öngörülen başvuru usullerine uygun olarak SBM’ye başvurabilir.

Bu durumda SBM, talebi niteliğine göre en kısa sürede ve en geç 30 (otuz) gün içinde ücretsiz olarak sonuçlandıracaktır. Ancak, işlemin ayrıca bir maliyeti gerektirmesi hâlinde, SBM Kişisel Verileri Koruma Kurulu’nca belirlenen tarifedeki ücreti talep edebilecektir. Taleplerin alınması, iletilmesi ve sonuçlandırılmasına ilişkin süreçler ilgili prosedür uyarınca gerçekleştirilir.

Veri sahiplerinin taleplerini yöneltebilmesi için gizlilik bildirimlerinde ve SBM’nin web adresinde veri sahiplerinin erişim hakkı ve iletişim bilgilerine yer verilir.

SBM’nin tüm personeli, görev tanımı ne olursa olsun kendisine yönelmiş veri sahibi erişim taleplerine yönelik olarak doğru başvuru yöntemi konusunda veri sahiplerini yönlendirmekle yükümlüdür. SBM personeli, veri sahiplerinden gelecek talepler konusunda nasıl hareket etmeleri konusunda KVK Komitesi’nce bilgilendirilmelidir.

Bu kapsamda aşağıda bulunan “Veri Sahibi Başvuru Formu” nu doldurarak;

* “Veri Sahibi Başvuru Formu” zarfının üzerine “Kişisel Verilerin Korunması Kanunu Kapsamında Bilgi Talebi” yazarak Sigorta Bilgi ve Gözetim Merkezi Nida Kule Göztepe İş Merkezi Merdivenköy Mah. Bora Sok. No:1 Kat:21 34732 Kadıköy/İstanbul adresine postalamak veya
** sbm@hs03.kep.tr adresi üzerinden konu kısmına “Kişisel Verilerin Korunması Kanunu Bilgi Talebi” yazmak suretiyle iletebilir.

Veri Sahibi Başvuru Formu (PDF)

Sigorta Bilgi ve Gözetim Merkezi

Nida Kule Göztepe İş Merkezi
Merdivenköy Mah. Bora Sok. No: 1 Kat: 21
34732 Kadıköy / İSTANBUL
VKN (Vergi Kimlik No): 859 040 17 41
Vergi Dairesi: Erenköy

Sigorta Bilgi ve Gözetim Merkezi İktisadi İşletmesi

Nida Kule Göztepe İş Merkezi
Merdivenköy Mah. Bora Sok. No: 1 Kat: 20-21
34732 Kadıköy / İSTANBUL
VKN (Vergi Kimlik No): 859 052 85 33
Vergi Dairesi: Erenköy